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任何导致库存货品数量变化的行为，任何账户内资金出现增减，都必须及时准确的在ERP系统内录入相应的单据。有关库存货品的行为要做到“先录入单据，再搬移货品”，确保ERP系统中账载数目与实物数量随时相符。有关账户金额的变更要做到“必有一张类型相应的、时间相符的单据如实表示出当时金额变化的缘由”。所有单据录入的内容必须真实准确详尽。当产生应收应付账款，并存在预收付款项或进行收付款作业时，应及时冲账，避免应收应付与预收预付长期挂账。任何单据的录入均对应事实发生的行为，单据录入应与行为的发生同期，不得拖延。
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